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RÉMUNÉRATION - INDEMNITÉ DE FRAIS - 17.12.2021Le fisc demandera plus d’informations à partir de 2022 ! Il existe trois sortes de remboursements de frais propres à l’employeur :
- Le remboursement de frais réels, p.ex. sur la base de souches TVA : vous devez toujours indiquer «OUI pièces justificatives» sur la fiche de l’année de revenus 2021 mais à partir de l’année prochaine, vous devrez indiquer le montant que vous avez réellement remboursé.
- Les indemnités de frais remboursées suivant un forfait des pouvoirs publics (p.ex. les indemnités de télétravail ou de déplacement) : il suffit actuellement d’indiquer «OUI normes sérieuses» sur la fiche. À partir de 2022, vous devrez indiquer le montant réellement remboursé.
- Les indemnités forfaitaires de frais non basées sur des pièces justificatives ou des normes sérieuses : rien ne change ici car vous deviez déjà indiquer cette année le montant réellement remboursé.
À partir de l’an prochain, vous devrez donc communiquer chaque montant à votre secrétariat social pour qu’il puisse établir une fiche correcte. Vous ne devrez bien sûr pas effectuer ces remboursements via le payroll, mais devrez alors veiller à ce que secrétariat social ait reçu ces montants avant d’établir les fiches en février 2023.
Attention ! Vous pourriez ne pas vous sentir concerné, mais sachez que vous vous exposerez en cas de contrôle à une sanction sous forme de non-déductibilité en frais professionnels et/ou d’une amende administrative.
Attention aux doubles emplois. Il va de soi que vos travailleurs ne peuvent pas passer deux fois à la caisse. On ne peut ainsi pas rembourser sur la base de souches ou de tickets de caisse des frais qui sont déjà couverts par une indemnité forfaitaire. En cas de contrôle, cette indemnité pourrait être requalifiée en salaire et donc être soumise aux cotisations ONSS. Du fait que vous devez communiquer davantage d’informations, le fisc pourra plus facilement contrôler cela. Vérifiez donc bien que ne vous ne faites pas de «doubles remboursements».
Exemple. Si vous accordez une indemnité journalière complète à un travailleur en service à l’extérieur, vous ne pouvez pas lui rembourser en plus ses frais de restaurant.