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Car policy

Des accords sont permis

Vous pouvez conclure des accords avec les travailleurs qui disposent d’une voiture de société concernant l’utilisation privée de cette dernière. De tels accords sont souvent inclus dans ce que l’on appelle une car policy. Les accords qui y sont conclus sont en principe valables.

Veillez à ce que les travailleurs qui disposent d’une voiture de société soient au courant de la car policy. Faites-la leur signer pour approbation au moment de la conclusion du contrat de travail ou au moment où ils ont droit pour la première fois à une voiture de société. Assurez-vous qu’ils confirment au moins avoir reçu une copie de la car policy.

Étranger

Dans la car policy, vous pouvez p.ex. indiquer si le travailleur est autorisé à utiliser la voiture de société pour des déplacements privés à l’étranger. La plupart des car policy prévoient cette possibilité, mais elle n’est pas obligatoire. Une interdiction de voyager à l’étranger est également valable, de même qu’une limitation des pays dans lesquels le travailleur peut se rendre avec la voiture. La car policy peut également inclure une disposition selon laquelle le ravitaillement en carburant à l’étranger est à la charge du travailleur.

Autres accords

En outre, la car policy peut fixer des limites quant aux personnes autorisées à conduire la voiture. On peut notamment inclure un âge minimum pour le conducteur, une interdiction de conduire la voiture pour les membres de la famille autres que les membres cohabitants, etc.

Vous pouvez également interdire de fumer dans la voiture, même lors de trajets privés. La car policy peut également interdire la pose d’autocollants sur la voiture, à l’exception de la publicité pour votre propre entreprise.

Vous pouvez également interdire l’utilisation de la voiture de société dans le cadre d’une activité professionnelle complémentaire ou pour transporter des passagers contre rémunération.

Sanction

Vous pouvez également inclure certaines sanctions dans la car policy, au cas où un employé ne respecterait pas les limites fixées pour l’utilisation privée de la voiture de société.

Selon une partie de la jurisprudence, vous pouvez même déterminer que le travailleur peut (temporairement) perdre le bénéfice de l’usage privé de la voiture de société s’il commet un manquement et ne respecte pas les accords (Bruxelles 16.11.2012) . Cependant, d’autres juges peuvent considérer qu’il s’agit d’une modification unilatérale interdite du contrat de travail.

Vous pouvez également préciser dans le règlement du travail que le non-respect de la car policy peut entraîner des sanctions disciplinaires ou qu’il s’agit de l’une des circonstances pouvant conduire à un licenciement pour motif grave.

En cas d’infraction à la réglementation, vous pouvez également demander une indemnisation à l’employé. Pour les dommages causés pendant l’exécution du contrat de travail, vous ne pouvez tenir le travailleur responsable qu’en cas de dol, de faute lourde ou de faute légère à caractère habituel.

Sans car policy

Bon père de famille

S’il n’existe pas de car policy dans votre entreprise, les droits exacts de vos travailleurs sont moins clairs et il est difficile de savoir jusqu’où ils sont autorisés à aller dans l’utilisation privée de la voiture de société. Toutefois, cela ne signifie pas que chaque utilisation est autorisée comme ça.

La règle est que le travailleur doit utiliser la voiture de société comme un bon père de famille. La question sera toujours de savoir si l’utilisation de la voiture de société par le travailleur est conforme à celle du bon père de famille. Un juge pourrait être plus strict qu’un autre à cet égard.

En vacances à l’étranger ?

Si l’entreprise n’a pas conclu d’autres accords sur l’utilisation privée de la voiture, il est permis, à notre avis, d’utiliser la voiture de société à l’étranger pour les vacances. Selon nous, vos employés peuvent même utiliser la carte de carburant de l’entreprise pour faire le plein à l’étranger, à condition qu’aucun autre accord n’ait été conclu. Il est préférable de demander à l’assureur de la voiture s’il existe des restrictions à prendre en compte.

Qui peut la conduire ?

Si la car policy ne fixe pas de limites quant aux personnes autorisées à conduire la voiture de société, ou s’il n’existe pas de car policy, vos employés et (au moins occasionnellement) les membres de leur famille habitant avec eux peuvent conduire la voiture. Le conducteur doit, bien entendu, être titulaire d’un permis de conduire. Donner des leçons de conduite aux enfants avec la voiture nous semble aller trop loin, de même que permettre aux amis et aux parents éloignés de conduire la voiture. Cela ne cadre pas avec l’usage fait en bon père de famille d’une voiture payée par l’entreprise.

Activité complémentaire

Sans accords spécifiques, il nous semble que l’utilisation de la voiture pour se déplacer dans le cadre d’une activité complémentaire n’est pas autorisée, surtout si cette activité complémentaire est en concurrence avec l’entreprise. De même, la publicité sur la voiture dans le cadre de l’activité complémentaire n’est pas autorisée. Vos employés ne sont pas non plus autorisés à utiliser la voiture pour le transport payant de personnes ou de marchandises (p.ex. comme taxi ou pour livrer des colis contre rémunération).

Fumer ?

Si votre travailleur se déplace dans sa voiture de société pendant les heures de travail, p.ex. pour rendre visite à un client, il n’est en aucun cas autorisé à fumer dans sa voiture de société. La législation sur l’interdiction de fumer précise qu’un employeur doit interdire de fumer dans tous les locaux de son entreprise, mais aussi dans les véhicules qu’il met à la disposition de ses employés.

Si le travailleur utilise la voiture de société à des fins privées, l’interdiction légale de fumer ne s’applique pas, en principe. Si vous n’avez pas passé d’accord avec l’employé, il est en principe autorisé à fumer pendant un tel voyage privé. Toutefois, vos employés devront tenir compte de l’interdiction générale de fumer dans une voiture où se trouvent des mineurs.

Sanction ?

Là encore, en cas d’utilisation abusive de la voiture de société par le travailleur, vous pouvez vous référer aux sanctions mentionnées plus haut. Une sanction disciplinaire ne sera possible que si elle est inscrite dans le règlement du travail. La suppression de l’utilisation privée de la voiture de société est également plus difficile, car elle pourrait être considérée comme une modification unilatérale interdite du contrat de travail.

J. Roodhooft

Avocat Roodhooft & Allaerts